La funzione di stampa unione di InDesign CC permette di creare un gran numero di documenti personalizzati utilizzando i dati da un file esterno, come un file CSV. Questo è utile per creare buste da lettera, etichette adesive, blocchi numerati, cataloghi, moduli precompilati e altri materiali stampati che richiedono informazioni personalizzate per ogni destinatario. Vediamo in questo articolo come impostare il flusso di lavoro per ottenere velocemente una notevole quantità di soggetti grafici ognuno con la sua personalizzazione.

Preparare il file CSV

• Struttura del file: Il file CSV deve essere organizzato in righe e colonne, con ogni riga che rappresenta un singolo record e ogni colonna che rappresenta un campo di dati. I campi comuni includono nome, indirizzo, email e altre informazioni pertinenti.
• Salvare come CSV: Partendo da un file Excel (o da un qualunque foglio di calcolo), salvare il file con un'estensione .csv. Assicurarsi che il file sia codificato correttamente, in genere UTF-8 o ANSI.

Collegare il file CSV in InDesign

• Aprire InDesign: Aprire InDesign CC e creare un nuovo documento o aprire un documento esistente per la stampa unione.
• Pannello Unione Dati: Andare al menu "Finestra" e scegliere "Utility" > "Unione Dati" > "Seleziona sorgente dati".
• Selezionare il file CSV: Nella finestra di dialogo "Seleziona sorgente dati", individuare e selezionare il file CSV preparato in precedenza.
• Opzioni di importazione: Specificare le opzioni di importazione, come il carattere di separazione dei campi e la gestione delle virgolette.
• Visualizzare i dati: Cliccare su "OK" per importare i dati dal file CSV. Il pannello "Unione Dati" mostrerà i record e i campi del file.

Creare il layout del documento

• Creare il testo base: Creare il testo base del documento che verrà personalizzato per ogni record. Ad esempio, per le lettere, potrebbe includere un saluto, il corpo del testo e una firma.
• Inserire i campi di unione: Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire un campo personalizzato. Quindi, dal pannello "Unione Dati", selezionare il campo corrispondente dal menu a discesa. I campi di unione saranno racchiusi tra parentesi angolari doppie (ad esempio, <<Nome>>).
• Formattazione dei campi: È possibile formattare i campi di unione come qualsiasi altro testo. Ad esempio, è possibile modificare il font, la dimensione e il colore.
• Aggiungere elementi grafici: È possibile inserire immagini, loghi e altri elementi grafici nel documento. Se si desidera personalizzare le immagini con dati dal file CSV, è possibile utilizzare la funzione "Inserisci contenuto con campo".

Generare i documenti personalizzati

• Anteprima dei record: Utilizzare i pulsanti di navigazione nel pannello "Unione Dati" per visualizzare anteprime di ogni record personalizzato.
• Generare i documenti: Andare al menu "File" e scegliere "Esporta" > "Adobe PDF (stampa)". Nella finestra di dialogo "Esporta Adobe PDF", selezionare l'opzione "Genera singole file PDF" e specificare una cartella di output.
• Opzioni di esportazione: È possibile impostare opzioni di esportazione come il nome del file, il formato della pagina e le impostazioni di stampa.

Consigli aggiuntivi

• Utilizzare un layout di base: Creare un layout di base per il documento che includa tutti gli elementi fissi, come il logo, i titoli e le intestazioni. I campi personalizzati verranno inseriti all'interno di questo layout.
• Formattazione condizionale: È possibile utilizzare la formattazione condizionale per applicare formattazioni diverse ai campi di unione in base a determinati criteri. Ad esempio, è possibile formattare i nomi in grassetto o colorare gli indirizzi in base al paese.
• Test e correzione di bozze: È importante testare accuratamente il processo di stampa unione per assicurarsi che i dati vengano visualizzati correttamente e che il layout sia ottimale.

Seguendo questa guida, potrete utilizzare InDesign CC e un file CSV per creare in modo efficiente e preciso documenti personalizzati per la stampa unione.